Comment contrôler les informations obligatoires sur les dépenses ?
L’option "informations obligatoires” sur une dépense est une fonctionnalité destinée au titulaire du compte et aux administrateurs afin d’optimiser le contrôle des dépenses au sein de l’entreprise.
En quoi consiste la règle de contrôle des dépenses ?
Cette fonctionnalité permet de rendre obligatoire et systématique la saisie de certaines informations par vos collaborateurs après leurs dépenses par carte.
NB : Les virements sortants saisis par un utilisateur ne sont pas concernés par la règle de contrôle.
Quels utilisateurs sont concernés par cette fonctionnalité ?
Seul le titulaire du compte ou les administrateurs ont accès au paramétrage de la règle de contrôle au niveau du compte bancaire et des paramètres de cartes.
Les utilisateurs porteurs de cartes sont quant à eux soumis à l’obligation de saisies des informations obligatoires définies par la règle de contrôle.
Quels sont les avantages ?
La règle de contrôle des dépenses facilite les tâches administratives liées au contrôle des dépenses au sein de l’entreprise. Elle oblige les porteurs de carte à justifier précisément leurs dépenses en renseignant systématiquement les informations définies comme obligatoire.
Ainsi seules les dépenses dont la totalité des informations ont été renseignées sont remontées dans l'outil de contrôle des dépenses.
Quelles sont les conséquences en cas d’information obligatoire non renseignée ?
Verrouillage automatique de la carte
Lorsqu’un ou plusieurs champs d’information obligatoire restent vide, la carte est automatiquement verrouillée après le délai défini (immédiatement, un jour, deux jours ou sept jours). Elle ne sera déverrouillée qu’une fois la ou les informations manquantes renseignées.
Toutefois, lorsque des informations sont manquantes sur un virement, l'utilisateur ayant initié le virement continue de pouvoir saisir des virements et d’effectuer des paiements par carte.
Notifications push et alerte email
L’utilisateur dont la carte de paiement a été verrouillée est instantanément informé par notification push en cas de refus lors d’une tentative de paiement. Il est ainsi invité à renseigner les informations manquantes sur sa/ses précédente(s) dépense(s) pour déverrouiller sa carte.
Un email de rappel est systématiquement envoyé aux collaborateurs à l’origine de dépenses avec des informations manquantes.
Un email de rappel est systématiquement envoyé aux collaborateurs à l’origine de dépenses avec des informations manquantes.
Comment créer une règle de contrôle au niveau du compte bancaire ?
Vous pouvez créer une règle de contrôle qui sera effective par défaut au niveau du compte bancaire. Pour cela, connectez-vous sur votre espace client manager.one. Rendez-vous dans la section Paramètres de votre compte cliquez sur l’onglet Règle de contrôle. Puis sur le bouton Créer la règle de contrôle.
Définissez le délai pour fournir les informations
Un délai pour renseigner les champs d’informations obligatoires doit être défini, trois choix sont possibles :
- Immédiat (par défaut)
- 1 jour
- 2 jours
- 7 jours
Définissez les champs d’informations à rendre obligatoire
La liste des champs d’informations liés à une dépense est la suivante :
- Le justificatif de la dépense (ticket, reçu, facture…)
- La catégorie de la dépense
- Le montant de TVA
- L’attribution de la dépense à un utilisateur
- L’affectation (code analytique)
- La note personnelle en fonction d’une ou plusieurs catégories de dépense
- Le nombre de couverts pour les dépenses Restaurant
- Le type de carburant pour les dépenses Station essence
- Le nombre de litres pour les dépenses Station essence
- Le kilométrage au compteur pour les dépenses Station essence
Option pour appliquer la règle aux cartes existantes
Il est possible d’appliquer la règle de contrôle à toutes les cartes déjà présentes sur le compte bancaire en activant l’option « Appliquer la règle de contrôle aux cartes existantes », deux options sont possibles :
- Appliquer les paramètres uniquement aux cartes existantes n’ayant pas règle définie
- Appliquer les paramètres à la totalité des cartes existantes sur le compte bancaire
Verrouillage automatique de la carte en cas d'informations manquantes
Le verrouillage de la carte liée à une dépense est déterminé en fonction du délai configuré dans la règle de contrôle. Voici son fonctionnement détaillé :
- Immédiat : La carte est verrouillée instantanément en cas d'informations manquantes. Un email est immédiatement envoyé au porteur pour l'en informer.
- 1 jour : La carte reste active après la dépense. En cas d'informations manquantes un email de rappel est envoyé au porteur le lendemain. Si les informations ne sont toujours pas saisies, la carte est automatiquement verrouillée 2 jours après la dépense, et un email est envoyé au porteur pour l'en informer.
- 2 jours : La carte reste active après la dépense. En cas d'informations manquantes un email de rappel est envoyé au porteur le lendemain. Si les informations ne sont toujours pas saisies, la carte est automatiquement verrouillée 3 jours après la dépense, et un email est envoyé au porteur pour l'en informer.
- 1 semaine : la carte reste active après la dépense. En cas d'informations manquantes un email de rappel est envoyé au porteur 48 heures avant le verrouillage automatique de sa carte. Si les informations ne sont toujours pas saisies, le verrouillage de la carte intervient 7 jours après la dépense, un email est envoyé au porteur pour l'en informer.
Comment personnaliser la règle de contrôle pour une carte spécifique
Il est également possible de créer des règles de contrôle personnalisées dont les paramètres s’appliqueront spécifiquement à certaines cartes du compte bancaire. Pour cela il suffit de se rendre dans la section Cartes bancaires et de sélectionner la carte concernée. Cliquez ensuite sur l’onglet Paramètres puis sur section Règle de contrôle.
Choisissez « Règle de contrôle personnalisée » comme règle de contrôle utilisée. Vous pouvez à présent définir le délai ainsi que sélectionner les champs d’informations à rendre à obligatoire. La règle de contrôle personnalisée s’applique en temps réel sur la carte.
BON A SAVOIR : En cas de modification des paramètres de la règle de contrôle, les dépenses réalisées avant la modification de la règle ne sont pas concernées par le nouveau paramétrage.